Договір про обробку персональних даних

Цей Договір про обробку персональних даних (далі — DPA) укладається між ТОВАРИСТВОМ З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «ВетАі Діагностікс» (ЄДРПОУ 46371990, місцезнаходження: Україна, 70424, Запорізька обл., Запорізький р-н, с. Розумівка, вул. Мельнична, буд. 16), далі — Розпорядник, та Замовником, який здійснив акцепт Договору публічної оферти, далі — Володілець.

DPA є невід'ємним додатком до Договору публічної оферти, опублікованого на сайті https://vetaidiagnostics.pro (далі — Оферта), і вважається укладеним одночасно з нею, без потреби в окремому підписанні. Акцепт Оферти в порядку, визначеному її розділом 2, означає одночасне прийняття умов цього DPA.

1.1. Цей Договір визначає умови обробки Розпорядником персональних даних за дорученням Володільця під час надання послуг з використання програмної платформи «VetAI Diagnostics» (далі — Платформа) на підставі Договору публічної оферти, опублікованого на сайті https://vetaidiagnostics.pro (далі — Оферта).

1.2. Цей Договір укладено відповідно до Закону України «Про захист персональних даних», а в частині, у якій до обробки застосовується право Європейського Союзу, — з урахуванням статті 28 Регламенту (ЄС) 2016/679 (GDPR).

1.3. Терміни, не визначені цим Договором, вживаються у значеннях, наведених в Оферті, Умовах використання та Політиці конфіденційності, опублікованих на сайті Розпорядника.

1.4. У питаннях обробки персональних даних цей Договір має переважну силу над Офертою, Умовами використання та Політикою конфіденційності. В інших питаннях переважну силу має Оферта.

1.5. Сторони ідентифікуються так: Розпорядник — за реквізитами, зазначеними в розділі 16 Оферти; Володілець — за даними, зазначеними ним під час реєстрації Облікового запису на Платформі, та реквізитами, з яких здійснено оплату. Розпорядник фіксує факт акцепту в технічних журналах Платформи із зазначенням ідентифікатора Облікового запису, дати й часу, версії документа та IP-адреси; такий запис є належним доказом укладення цього DPA.

1.6. За письмовим зверненням Володільця Розпорядник може підписати з ним індивідуальний примірник DPA з накладенням кваліфікованих електронних підписів. Умови індивідуального примірника не можуть погіршувати рівень захисту персональних даних порівняно з цією публічною редакцією.

2.1. Володілець самостійно визначає мету та засоби обробки персональних даних власників тварин і своїх працівників, які використовують Платформу, і виступає володільцем (контролером) таких персональних даних.

2.2. Розпорядник обробляє персональні дані виключно за дорученням і в інтересах Володільця та виступає розпорядником (обробником) таких персональних даних.

2.3. Щодо персональних даних представників та Уповноважених користувачів Володільця, які обробляються Розпорядником для власних цілей (створення облікових записів, безпека, технічна підтримка, виконання податкових обов'язків), Розпорядник виступає самостійним володільцем персональних даних.

3.1. Предмет обробки: персональні дані, що вносяться Володільцем або його Уповноваженими користувачами до Платформи, а також дані, що технічно виникають під час користування Платформою.

3.2. Категорії суб'єктів персональних даних:

• власники тварин — клієнти Володільця;
• працівники та залучені фахівці Володільця, які мають доступ до Платформи.

3.3. Категорії персональних даних:

• дані власників тварин: прізвище, ім'я, по батькові; номер телефону; адреса електронної пошти; нотатки ветеринарного лікаря щодо власника;
• дані користувачів Володільця: прізвище, ім'я, по батькові; посада; адреса електронної пошти; роль у системі; технічні дані сесії (IP-адреса, тип браузера й пристрою, журнали активності);
• дані, що можуть міститися на завантажених лабораторних бланках і бути технічно оброблені під час оптичного розпізнавання.

3.4. Дані про тварин (вид, порода, стать, вік, вага, дієта, анамнез, лабораторні показники, результати інтерпретації) не є персональними даними в розумінні законодавства, крім випадків, коли в поєднанні з іншими відомостями вони дозволяють ідентифікувати фізичну особу. Розпорядник застосовує до таких даних ті самі заходи захисту.

3.5. Розпорядник не обробляє за дорученням Володільця: паспортні дані, реєстраційні номери облікових карток платників податків, дані банківських карток, біометричні дані, дані про стан здоров'я людей, політичні погляди, релігійні переконання та інші чутливі дані. Володілець зобов'язується не вносити такі дані до Платформи.

3.6. Мета обробки: надання послуг за Офертою, зокрема створення та ведення карток власників тварин і пацієнтів, оптичне розпізнавання лабораторних бланків, нормалізація показників, формування інтерпретацій і звітів, збереження історії випадків, технічна підтримка та забезпечення безпеки.

3.7. Строк обробки: протягом строку дії Оферти та 30 (тридцяти) календарних днів після її припинення, а щодо даних, обов'язок зберігання яких встановлено законодавством, — протягом визначеного законом строку.

4.1. Обробляти персональні дані виключно за документально оформленими вказівками Володільця, включно з умовами Оферти та цього Договору, крім випадків, коли обробка вимагається законодавством. У такому разі Розпорядник повідомляє Володільця про відповідну вимогу, якщо законодавство цього не забороняє.

4.2. Забезпечити, щоб особи, уповноважені на обробку персональних даних, взяли на себе зобов'язання щодо конфіденційності або перебували під відповідним законодавчим зобов'язанням.

4.3. Вживати технічних та організаційних заходів безпеки відповідно до розділу 6 цього Договору.

4.4. Залучати суброзпорядників лише на умовах розділу 5 цього Договору.

4.5. З урахуванням характеру обробки надавати Володільцю розумне сприяння у виконанні його обов'язків щодо реагування на запити суб'єктів персональних даних, зокрема шляхом надання технічної можливості перегляду, виправлення, експорту та видалення даних у Платформі.

4.6. Надавати Володільцю розумне сприяння у забезпеченні безпеки обробки, повідомленні про інциденти та проведенні оцінки впливу на захист даних, якщо така оцінка вимагається.

4.7. Після припинення надання послуг за вибором Володільця повернути або видалити персональні дані в порядку, визначеному пунктом 9 цього Договору.

4.8. Надавати Володільцю інформацію, необхідну для підтвердження виконання зобов'язань за цим Договором, у порядку, визначеному пунктом 10.

4.9. Невідкладно повідомляти Володільця, якщо, на думку Розпорядника, вказівка Володільця порушує вимоги законодавства про захист персональних даних.

5.1. Володілець надає Розпоряднику загальний дозвіл на залучення суброзпорядників для надання послуг за Офертою.

5.2. Станом на дату укладення цього Договору залучено таких суброзпорядників:

• Supabase — зберігання бази даних і файлів, аутентифікація; основний регіон обробки eu-west-1 (Ірландія, ЄС);
• Vercel — хостинг вебзастосунку; глобальна інфраструктура, зокрема ЄС і США;
• Google Cloud / Vertex AI (Google Gemini) — оптичне розпізнавання та генерація інтерпретацій; інфраструктура Google, зокрема ЄС і США;
• Google OAuth — авторизація користувачів за їхнім вибором;
• WayForPay — обробка платежів (Україна).

5.3. Актуальний перелік суброзпорядників публікується на сайті Розпорядника. Про намір залучити нового суброзпорядника або замінити наявного Розпорядник повідомляє Володільця не менш як за 30 (тридцять) календарних днів шляхом публікації на сайті та повідомленням на адресу електронної пошти, зазначену в Обліковому записі Володільця.

5.4. Володілець має право заперечити проти залучення нового суброзпорядника з обґрунтованих підстав, пов'язаних із захистом персональних даних, протягом 15 (п'ятнадцяти) календарних днів з дати повідомлення. Якщо Сторони не досягнуть згоди, Володілець має право розірвати Оферту в частині відповідних послуг без застосування штрафних санкцій; кошти за оплачені, але не використані звітні періоди повертаються.

5.5. Розпорядник укладає із суброзпорядниками договори, які встановлюють рівень захисту персональних даних, не нижчий за передбачений цим Договором, і залишається відповідальним перед Володільцем за дії суброзпорядників.

6.1. Розпорядник застосовує, зокрема, такі заходи:

• шифрування даних під час передавання (HTTPS/TLS) та у стані спокою;
• хешування паролів; підтримка авторизації через OAuth;
• розмежування доступу на рівні рядків бази даних (Row-Level Security) та ізоляція даних кожного Володільця — дані одного Володільця недоступні іншим;
• рольова модель доступу з наданням мінімально необхідних прав;
• обмеження доступу до робочого середовища принципом необхідності; логування адміністративних дій;
• захищене зберігання ключів і змінних середовища;
• регулярне резервне копіювання; моніторинг помилок і подій безпеки;
• зобов'язання про конфіденційність для осіб, які мають доступ до даних.

6.2. Розпорядник не передає до генеративної моделі прізвище, ім'я, по батькові власника тварини, його контактні дані або дані ветеринарного лікаря як окремі поля запиту. Звернення до моделі здійснюється через корпоративний канал, за умовами якого дані клієнтів не використовуються для навчання загальних моделей постачальника.

6.3. Перелік заходів може змінюватися з розвитком Платформи за умови, що рівень захисту не знижуватиметься.

7.1. Персональні дані можуть оброблятися за межами України — у державах Європейського Союзу та Сполучених Штатах Америки — з огляду на інфраструктуру суброзпорядників, зазначених у пункті 5.2.

7.2. Для такої передачі застосовуються договори про обробку даних із суброзпорядниками, стандартні договірні положення (SCC), а також технічні та організаційні заходи, зазначені в розділі 6.

7.3. Володілець підтверджує, що має правову підставу для транскордонної передачі персональних даних власників тварин, зокрема отримав необхідні згоди або має іншу підставу, передбачену законодавством.

8.1. Розпорядник повідомляє Володільця про інцидент безпеки, що стосується персональних даних, які обробляються за дорученням Володільця, без невиправданої затримки, але не пізніше ніж протягом 48 (сорока восьми) годин з моменту, коли Розпоряднику стало відомо про інцидент.

8.2. Повідомлення містить: опис характеру інциденту; категорії та орієнтовну кількість суб'єктів і записів; ймовірні наслідки; вжиті або запропоновані заходи реагування; контактні дані для отримання додаткової інформації. Якщо надати всю інформацію одразу неможливо, вона надається поетапно.

8.3. Розпорядник надає Володільцю розумне сприяння у виконанні його обов'язку повідомити контролюючий орган і суб'єктів персональних даних, якщо такий обов'язок виникає.

8.4. Повідомлення про інцидент саме собою не є визнанням вини або відповідальності Розпорядника.

9.1. Протягом 30 (тридцяти) календарних днів після припинення Оферти Володілець має право отримати експорт персональних даних та інших Даних Замовника у машинозчитуваному форматі.

9.2. Після спливу строку, зазначеного в пункті 9.1, Розпорядник видаляє персональні дані, крім: знеособлених даних, право на використання яких надано Розпоряднику Офертою; даних, обов'язок зберігання яких встановлено законодавством; даних у резервних копіях — до їх планового перезапису відповідно до строків, визначених пунктом 13.4 Політики конфіденційності.

9.3. На письмову вимогу Володільця Розпорядник підтверджує факт видалення даних.

10.1. На письмовий запит Володільця Розпорядник надає інформацію, необхідну для підтвердження виконання зобов'язань за цим Договором, протягом 30 (тридцяти) календарних днів.

10.2. Володілець має право не частіше одного разу на календарний рік провести перевірку дотримання Розпорядником умов цього Договору, попередивши про це не менш як за 30 (тридцять) календарних днів. Перевірка проводиться в робочий час, без порушення роботи Платформи та без доступу до даних інших клієнтів Розпорядника.

10.3. Перевірку може проводити незалежний аудитор, який не є конкурентом Розпорядника і взяв на себе зобов'язання щодо конфіденційності.

10.4. Витрати на проведення перевірки несе Володілець, крім випадків, коли перевіркою виявлено істотне порушення умов цього Договору Розпорядником.

11.1. Володілець гарантує, що має належну правову підставу для обробки персональних даних, які він вносить або доручає обробляти Розпоряднику, зокрема для їх передання Розпоряднику та транскордонної передачі.

11.2. Володілець зобов'язується: повідомляти суб'єктів персональних даних про обробку в обсязі, передбаченому законодавством; не вносити до Платформи зайві або чутливі дані (пункт 3.5); контролювати доступ своїх працівників до Платформи та своєчасно деактивувати облікові записи осіб, які припинили роботу; використовувати результати роботи Платформи виключно як допоміжну інформацію.

11.3. Володілець самостійно відповідає за правомірність своїх вказівок Розпоряднику щодо обробки персональних даних.

12.1. Відповідальність Сторін за цим Договором визначається законодавством України та Договором публічної оферти. Обмеження відповідальності, встановлені Офертою, застосовуються до цього Договору в частині, у якій це не суперечить імперативним нормам законодавства про захист персональних даних.

13.1. Цей DPA набирає чинності з моменту акцепту Оферти Володільцем і діє протягом строку дії Оферти між Сторонами, а в частині зобов'язань щодо конфіденційності, повернення та видалення даних — до повного їх виконання.

13.2. Розпорядник має право змінювати умови цього DPA шляхом опублікування нової редакції на сайті. Нова редакція набирає чинності не раніше ніж через 30 (тридцять) календарних днів з дня опублікування; про суттєві зміни Розпорядник повідомляє на електронну пошту, зазначену в Обліковому записі. У разі незгоди Володілець має право розірвати Оферту до набрання новою редакцією чинності.

13.3. До відносин Сторін застосовується матеріальне право України. Спори вирішуються в порядку, передбаченому Офертою.

13.4. DPA складено українською мовою. Актуальна редакція постійно доступна на сайті. Розпорядник зберігає попередні редакції та відомості про дати набрання ними чинності.

• ТОВ «ВетАі Діагностікс»
• ЄДРПОУ: 46371990
• Адреса: Україна, 70424, Запорізька обл., Запорізький р-н, с. Розумівка, вул. Мельнична, буд. 16
• E-mail з питань персональних даних: tech@vetaidiagnostics.pro
• Тел.: +38 (050) 362-44-13
• Директор — Разін Анатолій Вікторович

Цей DPA застосовується разом із Договором публічної оферти, Умовами використання, Політикою конфіденційності, Правилами повернення коштів і Тарифними планами, опублікованими на сайті https://vetaidiagnostics.pro. Підписання окремого примірника не вимагається.